Chaque rôle clé dans la méthodologie OKR a des responsabilités et des besoins qui lui sont propres.
Dans le cadre de notre série consacrée aux choix d'un logiciel OKR, cet article présente les fonctionnalités qu'un logiciel OKR doit proposer pour répondre aux besoins spécifiques de ces différents rôles, garantissant ainsi une implémentation fluide et un suivi efficace des OKR au sein de l'organisation et des équipes.
Quels sont les utilisateurs types d'un logiciel OKR et leurs besoins spécifiques?
Il existe cinq rôles clés dans la méthodologie OKR au sein d'une organisation, chacun ayant des besoins spécifiques en matière de fonctionnalités logicielles. Découvrons quelles sont ces fonctionnalités essentielles pour les aider à remplir efficacement leurs responsabilités OKR.
L'OKR Consultant / Formateur / Coach
Il s'agit du ou des experts OKR externe(s) à l'organisation, qui vont assurer les responsabilités de consultance, formation et coaching OKR. Pour plus de facilités, nous les désignerons comme "coach OKR" dans ce paragraphe.
Les besoins et fonctionnalités logicielles nécessaires pour un coach OKR:
Autonomie (vis-à-vis du fournisseur de logiciel): le logiciel doit permettre au coach OKR de créer et de configurer facilement et gratuitement un compte pour ses clients, sans être obligé de passer par le fournisseur du logiciel.
Accès aux comptes de ses clients: le coach OKR doit disposer d'un accès sécurisé aux OKR des ses clients, limité à la période pendant laquelle il les accompagne dans le déploiement de la méthodologie OKR.
Analyse et diagnostic: le coach OKR doit disposer de dashboards clairs et synthétiques lui permettant d'évaluer rapidement la maturité des OKR de ses clients et identifier les domaines d'amélioration.
Collaboration et feedback: le logiciel OKR doit fournir des outils de feedback permettant au coach d'interagir efficacement avec ses clients et de les accompagner dans leurs démarches.
Formations intégrées: il peut être intéressant, même si c'est plutôt un "nice to have", que le coach OKR puisse intégrer ou lier ses propres ressources éducatives et modules de formation directement dans le logiciel, offrant ainsi à ses clients un accès simplifié et contextuel à ces contenus.
Notre avis: sans trop devoir nous avancer, l'IA est destinée à jouer un rôle significatif dans les logiciels OKR. Suite à des échanges avec des coaches OKR chevronnés, il en est ressorti qu'ils ne sont pas en faveur de l'idée que l'IA suggère les OKR à leurs clients, mais plutôt qu'elle intervienne pour les corriger à posteriori. Plutôt que de contraindre le coach à revisiter l'ensemble des OKR de ses clients, l'IA pourrait agir comme un assistant en automatisant cette tâche souvent perçue comme fastidieuse par les coaches. En exploitant les vastes quantités de données relatives aux OKR des clients, l'IA pourrait également aider les coaches OKR à identifier des tendances ou des anomalies nécessitant une attention particulière.
Le Lead(er) OKR
Les OKR Leads, également appelés OKR Leaders, sont les experts OKR internes au niveau de l'organisation, responsables du déploiement des OKR, de la coordination des OKR Champions et des étapes du cycle OKR, ainsi que de la surveillance des cadences OKR de l'organisation.
Les besoins et fonctionnalités logicielles nécessaires pour un OKR Lead
Analyse, diagnostic et reporting: pour piloter le déploiement des OKR dans l'organisation, l'OKR lead doit disposer des mêmes dashboards que ceux du coach OKR. Dans le cas de l'OKR lead, ces outils facilitent également le reporting, notamment auprès des OKR sponsors.
Autonomie (vis-à-vis du fournisseur de logiciel): le coach OKR doit pouvoir, de manière aisée et autonome, ajouter ou modifier des équipes, des utilisateurs et des cycles OKR.
Collaboration et feedback: le logiciel OKR doit proposer un outil de feedback afin d'aider l'OKR Lead à coordonner les OKR champions.
Reconnaissance et récompenses: idéalement, le logiciel OKR devrait pouvoir proposer des fonctionnalités pour récompenser les équipes et les individus pour leurs progrès et leurs réalisations OKR.
Notre avis : Bien que non indispensable, l'intégration de quelques options de gamification peut grandement faciliter le travail de l'OKR Lead tout en rendant son rôle de "contrôleur" plus agréable. Ces options pourraient inclure des éléments tels que des badges et des trophées virtuels, des tableaux de classement dynamiques, des systèmes de récompenses intégrés, etc
L'OKR Champion
Tout comme l'OKR Lead, l'OKR Champion est un expert OKR interne qui agit en tant que coordinateur des étapes du cycle OKR et gardien des cadences OKR. Cependant, contrairement à l'OKR Lead qui opère au niveau de l'organisation dans son ensemble, l'OKR Champion exerce son rôle au niveau de son équipe spécifique.
Les besoins et fonctionnalités logicielles nécessaires pour un OKR Champion
Analyse, diagnostic et reporting : comme pour les autres rôles ci-dessus, il doit aussi disposer des mêmes dashboards de pilotage avec des indicateurs fournissant des données au niveau de l'équipe. Dans le cas de l'OKR Champion, ces outils facilitent également le reporting, notamment auprès de l'OKR Lead.
Cocréation: le logiciel OKR doit aider l'OKR champion à définir et aligner les OKR de manière collective.
Suivi des progrès : le logiciel doit proposer des vues claires permettant un suivi aisé et global des KR de l'équipe.
Collaboration et feedback : le logiciel OKR doit proposer un outil de feedback afin d'aider le Champion à coordonner son équipe.
L'OKR Practitioner
L'OKR Practitioner est un utilisateur régulier du système OKR, responsable d'un ou plusieurs OKR de son équipe.
Les besoins et fonctionnalités logicielles nécessaires pour un OKR Practioner
Notre avis : pour ce rôle, il est crucial de disposer d'une interface intuitive qui favorise une expérience utilisateur optimale. Le logiciel doit être une aide précieuse dans la création, l'alignement, la mesure et l'exécution des OKR, plutôt qu'un frein. Si l'outil est difficile à utiliser, il risque d'être peu utilisé, ce qui peut entraîner un déploiement problématique des OKR.
L'OKR Sponsor
Les responsabilités principales de l'OKR Sponsor consistent à apporter un soutien indéfectible aux autres rôles OKR. En tant que membre du top management, l'OKR Sponsor joue un rôle crucial dans la définition de la stratégie de l'organisation qui sera exécutée, via les OKR, dans toute la structure.
Besoins et fonctionnalités logicielles nécessaires pour un OKR Sponsor
Pour un OKR Sponsor, un logiciel OKR doit offrir des fonctionnalités permettant de définir, communiquer et suivre la stratégie de l'organisation efficacement.
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés :
Communication de la Stratégie: permettre au sponsor de "graver" une version officielle de la vision, des objectifs ainsi que les OKR annuels au niveau de l'organisation.
Suivi global des performances des OKR: le logiciel OKR doit offrir une visualisation consolidées des progrès réalisés sur les OKR à différents niveaux de l'organisation.
Notre avis : sur base de notre expérience, les OKR Sponsors ne sont pas des grands utilisateurs du logiciel OKR. Le logiciel OKR sert principalement comme "single source of truth" de la stratégie définie par ces sponsors. Les OKR sont généralement chargés de faire du reporting aux sponsors, en se basant sur les tableaux de bords offerts par l'outil OKR.
Dans notre série "choisir son logiciel OKR" découvrez également :
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