Dans notre série consacrée aux choix d'un logiciel OKR, abordons à présent la typologie des logiciels OKR proposés sur le marché. Avec la popularité croissante de la méthodologie OKR (Objectives and Key Results), de très nombreux outils sont désormais disponibles pour aider les organisations à définir, suivre et atteindre leurs objectifs transformatifs. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il est essentiel de comprendre les différents types de logiciels OKR disponibles afin de choisir celui qui s'aligne le mieux avec la réalité de votre organisation.
Quels sont les différents types de logiciels OKR ?
Il existe plusieurs types de logiciels OKR, chacun apportant des approches spécifiques à la gestion des OKR, soit de manière exclusive, soit en intégrant d'autres fonctionnalités. Voici une typologie des principaux types de logiciels OKR, accompagnée de leurs avantages et inconvénients.
Les logiciels spécialisés en OKR
Ces logiciels sont spécifiquement conçus pour faciliter la gestion exclusive des OKR et offrent une gamme complète de fonctionnalités pour créer, aligner, mesurer et exécuter les OKR à travers toute l'organisation.
Il s'agit, par exemple, de logiciels OKR "pure player" comme Quantive, Profit.co,...
Avantage
Spécialisation : ces logiciels, souvent développés par des experts en méthodologie OKR, sont optimisés pour la gestion des OKR et offrent des fonctionnalités complètes et spécifiques.
Inconvénients
Coût: l'entreprise doit investir dans un nouveau logiciel
Multiplication des solutions : cela peut entraîner une complexité supplémentaire pour les employés, en raison de l'utilisation de plusieurs logiciels pour différents aspects de la gestion de l'entreprise.
Notre avis: il existe, dans les entreprises, une tendance de plus en plus marquée pour limiter le nombre de logiciels utilisés. Cette approche vise à simplifier la vie des employés, à limiter les formations et donc à réduire les coûts. En conséquence, nous pensons que les jours de ce type de solutions spécialisées sont comptés, malgré leurs avantages indéniables.
Les logiciels de gestion de la performance
Certains logiciels de gestion de la performance intègrent des fonctionnalités OKR dans leurs plateformes plus larges, dédiées à la gestion globale des performances. Ils permettent ainsi d'utiliser les OKR pour remédier à des indicateurs déficients de performances individuels et collectifs.
Il s'agit, par exemple, des logiciels de HR tech comme Per4mances, Leapsome, Lattice, Zest Me Up, etc.
Avantages
Centralisation: permet de centraliser toute la gestion de la performance dans un seul outil, simplifiant ainsi les processus et la gestion des données.
Cohérence: intègrent la méthodologie OKR dans une démarche globale de gestion des performances, assurant une cohérence dans les processus de l'organisation.
Inconvénients
Complexité: peut être complexe à utiliser car ces logiciels nécessitent de maîtriser différents systèmes de performance intégrés, ce qui peut demander du temps et de la formation pour les utilisateurs.
Spécialisation moindre: les fonctionnalités OKR peuvent être moins développées que dans les logiciels spécialisés.
Coût: ces solutions peuvent également être coûteuses, surtout pour les petites entreprises.
Notre avis: nous pensons que ces plateformes sont le futur des logiciels OKR, en raison des liens qu'elles peuvent offrir entre les différents systèmes de performance. Toutefois, il est important de s'assurer que les fonctionnalités de base d'un logiciel OKR soient présentes et simples à utiliser. De plus, il est essentiel de pouvoir activer progressivement les différents modules, en fonction du déploiement des systèmes de performance dans votre organisation, afin de ne pas payer, dès le départ, pour des fonctionnalités que vous n'utilisez pas.
Les logiciels de gestion de projet
Certains outils de gestion de projet incluent des fonctionnalités ou des plugins OKR pour permettre aux équipes de plus facilement lier des projets à des OKR, dans un seul et même outil.
Il s'agit pas exemple des logiciels Jira, ClickUp et, dans une certaine mesure, Notion.
Avantages
Intégration objectif-projet: permet de lier directement les projets et tâches aux objectifs.
Visibilité: offre une visibilité claire sur l'avancement des projets par rapport aux objectifs.
Centralisation: permet de rassembler la gestion des objectifs et des projets au sein d'une seule et même solution, simplifiant ainsi les processus et réduisant le besoin de jongler entre différents outils.
Inconvénients
Spécialisation moindre: les fonctionnalités OKR peuvent être moins développées que dans les logiciels spécialisés.
Complexité: certains logiciels de gestion de projets sont trop complexes pour être utilisés par l'ensemble des services d'une organisation.
Alignements: la visualisation des alignements entre OKR est rarement optimale dans ce type de logiciel.
Notre avis: si votre organisation utilise majoritairement et intensivement ce type de logiciel, cette solution peut s'avérer intéressante. Cependant, si la majorité de vos employés n'utilisent pas ce type de solution et/ou qu'ils jonglent déjà avec une multitude d'outils pour gérer leurs tâches au quotidien, vous risquez de proposer une solution qui sera trop complexe pour la majorité des employés, tant pour la gestion de leur travail que pour la mise en place et le suivi des OKR.
Il est donc crucial d'évaluer attentivement l'adoption potentielle et l'impact sur la productivité avant de décider de l'intégration de cette solution dans votre organisation. À noter également que certains des logiciels spécialisés ou intégrés dans des plateformes de management de la performance offrent des solutions simplifiées de gestion des tâches qui peuvent déjà tout à fait convenir pour certaines entreprises.
Les tableurs
Des entreprises utilisent des tableurs ou des outils de productivité tels que Microsoft Excel, Google Sheets, Monday pour gérer leurs OKR. Bien que moins spécialisés que les logiciels dédiés aux OKR, ces outils peuvent être efficaces pour suivre les progrès des objectifs de manière simple et bon marché.
Avantages
Accessibilité: faciles à utiliser et souvent déjà disponibles dans de nombreuses organisations.
Coût: peuvent être une solution économique ou même gratuite.
Inconvénients
Fonctionnalités limitées: manquent de fonctionnalités avancées spécifiques aux OKR.
Temps et effort: nécessitent souvent plus de temps pour la paramétrisation et la maintenance par rapport aux logiciels spécialisés.
Notre avis: ces solutions sont souvent utilisées lors du premier cycle OKR, en raison de leur familiarité et de leurs coûts réduits, surtout à un moment où la méthodologie OKR est encore une nouveauté et suscite des interrogations. Cependant, nous constatons que peu d'organisations continuent avec ce type de solution sur le long terme. Nous pensons que si le logiciel OKR est simple d'utilisation et offre une période d'essai suffisamment longue, il peut être considéré dès le démarrage de la méthode OKR.
Les autres "solutions"
Lors de nos missions OKR en entreprise, nous avons également rencontré d'autres types de solutions pour la gestion des OKR. Cela va du tableau partagé Miro, à des solutions de Business Intelligence (BI), en passant par PowerPoint et même un ERP! Cependant, aucune de ces solutions ne nous semble durable à long terme pour la gestion efficace des OKR. Par conséquent, nous avons pris la décision de ne pas les intégrer dans cette typologie, car elles peuvent présenter des limitations importantes en termes de fonctionnalités et d'expérience utilisateur.
En conclusion, il existe plusieurs types de logiciels OKR, chacun offrant des approches spécifiques à la gestion des objectifs et des résultats clés (OKR).
Les logiciels spécialisés en OKR sont conçus exclusivement pour cette méthodologie, offrant des fonctionnalités complètes et spécifiques, bien que leur coût et leur multiplicité puissent être des obstacles.
Les logiciels de gestion de la performance intègrent les OKR dans une approche plus large de gestion des performances, offrant centralisation et cohérence, mais peuvent être complexes et coûteux.
Les logiciels de gestion de projet facilitent la liaison entre les projets et les OKR, mais peuvent manquer de spécialisation et de visibilité sur les alignements.
Les tableurs sont souvent utilisés au début de l'implémentation OKR en raison de leur accessibilité et de leur coût réduit, mais peuvent présenter des limitations en termes de fonctionnalités et d'efficacité à long terme.
Enfin, d'autres solutions telles que les tableaux partagés ou les outils de Business Intelligence sont généralement considérés comme non durables pour la gestion des OKR.
Il est donc crucial pour chaque organisation d'évaluer attentivement ses besoins et sa maturité en matière de gestion des OKR, des projets et de la performance avant de choisir le type de logiciel le plus approprié. Une approche progressive, avec une période d'essai suffisamment longue pour évaluer l'adéquation du logiciel avec les besoins spécifiques de l'organisation, peut être recommandée. En fin de compte, le choix du bon logiciel OKR jouera un rôle crucial dans la réussite de la mise en œuvre et de l'adoption de la méthodologie OKR au sein de l'organisation.
Quel type de logiciel OKR utilisez ou envisagez-vous?
Un logiciel spécialisé
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Un logiciel de gestion de projets
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